当谈到VoIP时，大多数企业的网络经理对这项技术的运行情况都不会有太多的担心。然而，VoIP仍然不能一蹴而就，他们面临的挑战是进行成本分析，也就是要确定这种新技术的部署和支持费用是多少？公司可以预期得到哪些好处？
一步一步地确定VoIP的真正费用和好处，需要一点耐心，因为对成本的分析就像“从海绵里挤出水分”，越是细节越不能轻易放掉。
如何根据费用比较产品和解决方案？
目前还没有一个现成的答案。不过，Nemertes Research采访了不同行业领先公司的65位IT经理，找出了用于分析VoIP项目成本和带来多少节省的规划关键。
在多数项目中，第一阶段是预先规划。在做预先规划时，用户将对网络进行评估，包括当前的和未来的应用要求以及未来的业务计划，如新的发展、公司成长以及兼并和收购的可能性。
在这个阶段，公司需要回答下面这个基本问题：向融合基础设施迁移值得吗？如果值得，以什么样的速度迁移？
一旦公司决定值得对这项技术进行进一步的探索后，将进入正式的“规划”阶段。在这个阶段中，他们应当完成多项任务，包括指定项目领导人、评估管理和安全选择以及考虑如何让最终用户对新的通信方式的改变逐渐适应并产生兴趣。
最重要的是，他们要进行详细的ROI分析，从财务角度确认项目的有效性。
确定启动费用
ROI的分析第一步是计算项目的启动费用。启动费用分为两类：运营费用和成本费用。不管是哪一项费用，都必须包括，从规划阶段起到首次故障检修完成这一过程用户实际发生的全部费用。
运营费用包括，用户提供用于基线网络评估、项目规划、安装IP PBX与配套电话以及故障检修的人工时间或实际资金。在初次部署时需要安装统一消息系统或音频/视频桥接器的用户还要算上完成这些任务所用时间。
成本费用被定义为安装用于初次VoIP部署的IP PBX、电话和网络设备。
规划阶段的一部分包括基线网络评估或网络就绪性研究。用户用于这项评估的预算一般约为2万美元，规模较大的公司的费用可能达到5万美元或更多。一般来说，厂商、系统集成商、增值经销商、运营商或内部IT人员评估网络的方式是，在网络上传送仿真的语音流来确定需要进行哪些升级。
基线评估已经成为任何VoIP部署的关键组成部分。虽然仍有一些公司坚持进行实际的测试，但越来越多的IT经理强烈建议进行基线评估，尽管进行基线评估需要一定的费用，但宾夕法尼亚一家化学品公司CIO 认为：“VoIP对于用户来说是个全新的东西。CIO担心它对数据流的影响。因此不能随便地采用。”
运营启动费用的多少根据公司的规模和部署的状态差别很大。拥有100到499名用户的公司费用最高，这一费用会随着VoIP系统用户数量的增加而下降。这主要是由于公司能够将规划、安装和故障检修所涉及的费用分摊到更大数量的最终用户身上。
拥有不足100名用户的公司，运营费用低于拥有100到499名用户的公司。因为这样的公司只需要进行小规模的试验，而不必投资进行基线网络评估，因此他们的每用户费用较低。
此外，进行小规模部署的公司通常还保持部署的简单直观，从而消除了更大规模复杂部署的时间消耗，例如将设备集成到原有的TDM PBX或语音邮件系统中。这就使少于100名用户的部署费用低于用户数量为100到499名的部署。
这种特征与成本费用的规律类似。每单位费用最高的机构是拥有100到499台设备的公司，为771美元。每单位费用最低的公司是拥有1千台设备以上的公司，为488美元。
一家大型全球制造商投入了200万美元购买设备，购买的设备安装在5个美国分支机构和两个欧洲分支机构中。但是，由于它进行试验和缓慢地部署，目前在系统上只有350名用户。一旦全面部署后，交换机将支持数千名用户，从而降低单位设备费用。
管理工具和培训费用
除了最初的资本设备和运营费用外，很多公司忽视了另一些关键费用因素：管理工具和培训。
只有大约25%的公司提前为专门的管理和安全工具拨出了预算。很多网络经理认为，目前的管理工具将能够满足需要，并且（如果他们承认语音流必须保护的话）已经部署到位的标准的安全系统将能够应付安全问题。
但是，大多数没有拨出管理和安全预算的公司最终会后悔当时的决定。有时在安装后的1年内，公司就意识到他们需要VoIP专用管理工具，并开始购买。管理工具预算应当定为5000美元左右，而用户至少应当为这一项目拨出10万美元的预算（这笔费用可能会更高，取决于公司的规模和部署的范围）。
培训是另一个常常被忽略或低估的领域。参与调查的公司用在培训上的费用平均为16438美元。厂商和培训机构一般每位IT人员的收费在1700美元到2500美元。
长途和本地环路节省
当VoIP第一次登场亮相时，网络人员曾将每分钟长途费视为这项技术的主要受益者。现在不再如此了。美国用户的长途电话成本一般为每分钟2到4美分。VoIP已经不能将这样的费率再进一步减少。但是，其他国家，用户仍将节省20%到40%的每分钟电话费。
据研究显示，当公司融合它们的网络后，将电信费用减少了25%到60%。这笔费用包括每分钟长途、本地环路、普通电话服务（POTS）线路和音频/视频服务。
本地环路�**臼∏囊桓隽煊颉Ｕ庵饕视糜谠谀骋晃恢蒙暇哂辛教跻陨辖尤胂呗返拇笮推笠怠T经理说他们将远程位置中的接入线路限制在2到4条（出于冗余性的考虑），并且重新评估他们需要多少接入带宽。在做此事时，他们可能将1条6M线路升级为1条全T-3线路并保持两条备用T-1线路。不过在这一过程中，需要淘汰15条用于语音流的T-1线路和1条用于数据的6M 线路。另一个省钱的领域是POTS或中继线路。公司可以去除70%到95%的POTS线路，平均每条线路节省45美元左右。
必须记住的是，为了处理语音流，WAN本身可能需要增加30%的可用性。由于大多数公司将平均利用率保持在50%以下，他们通常具有足够的富余容量，借助合适的管理工具，用户只需在关键位置增加带宽。融合的价值在于减少语音和数据网络中多余的容量。
潜在的音频/视频会议节省
一些公司通过将电话会议和视频会议传输流转移到IP网络上，节省了可观的资金。IT人员在计算最初的ROI时，常常忽视这两个领域，或者有意识地将它们放在部署的第二阶段。
一般来说，当公司购买基于IP的视频或音频服务器。并通过IP网络而非电路交换服务传送信息流时，可以在4到12个月取得回报。
就视频会议而言，用户在每位与会者身上的花费为每分钟25美分到1.25美元。很容易看到节省的费用是如何迅速累积的。例如，一家制造商每年向Sprint支付317000美元购买视频会议服务。此后，它花了约17万美元购买视频设备并在数据网络上传送视频流，5个月后就收回了成本，并开始从原来购买服务的成本节省中获得回报。
VoIP用户移动、添加和改动电话设备
VoIP最显著的好处之一是来自移动、添加和改动电话设备的节省。平均起来，VoIP用户在移动、添加和改动方面的花费为105美元，费用波动范围在60到250美元。根据公司的规模和每年移动、添加和改动的数量，可节省89%到98%的移动、添加和改动费用。
使用TDM PBX时，内部移动、添加和改动一般需要45分钟左右，而在使用IP PBX时，移动、添加和改动最多需要10分钟。一部内部TDM电话的移动、添加和改动的平均费用为32.52美元，而IP PBX的费用为5美元，节省大约85%的费用。
人员节省
IT经理说他们曾计划再雇用一到两名人员，但实施VoIP以后由于可以实现人员的交叉培训和减少工作负担，这项增加人力成本的工作可以被削减。
由于融合项目，公司平均可以从IT预算中节省76839美元，即平均节省0.74个职位。这对于某个项目来说，并不是生死攸关的数字，但是它肯定为实现投资回报提供进一步的保证。
除了IT人员外，一些公司还能够通过使用其他厂商提供的电话系统的自动接线员特性，减少接待员数量。公司不用在10个位置上用10位接待员接听电话，将接待员的数量减少到5个，每人接听两个位置的电话（在一些案例中，比例甚至更高）。他们可以通过IP网络转接来电，因此不会造成长途电话费。
结论是：费用和节省是多方面的，因此用户在决定进行VoIP部署之前，应该进行包括上述所有方面的详细评估，以实实在在地明确其ROI是否划算
编辑完这篇文章，心中油然而生对“美国同事”的敬意。把一个如此复杂，而且难以用文字（尤其是英文）讲述清楚的问题，条分缕细地娓娓道来，实在是一件相当不容易的事。
通过这样的分析，我们可以清楚地看到不同规模和不同通信需求的企业用户，在其部署VoIP的时候将会面对怎样的成本和部署时间的压力。而在此之前，我们所有的人，包括媒体、厂商、集成商以及用户都在自己的头脑中存在这样的疑惑。我们清楚地知道VoIP需要投入，这些投入包括资金、技术、人员以及由于需要改变原有的使用习惯而必须进行的最终用户培训和整个IP语音系统日常的运营维护。这些投入在每个人的心里都只是一些“模糊的认识”，没有人能够准确地说出，一套适合自己的VoIP系统究竟要我们花多少“银子”才能替代传统的电路电话。这也给一些狡猾的销售以机会，让他们能够在混水中“摸”到一笔一笔的大单。
